Adatkezelési tájékoztató

1. Adatkezelő

Az adatkezelő Mihály Bence Egyéni Vállalkozó. Székhely: 2370 Dabas, Toldi Miklós utca 46., Magyarország. Adószám: 91565958-1-33. Egyéni vállalkozói nyilvántartási szám: 61425976.

Adatvédelmi kérdéssel és jogaid gyakorlásával kapcsolatban ide írhatsz: mihaly.bence.fitness@gmail.com. Postai levelet a székhelyre is küldhetsz.

Ez a tájékoztató a weboldal használatára, a kapcsolatfelvételre, az időpont-egyeztetésre és a későbbi ügyfélkommunikáció alapvető adatkezelésére vonatkozik. A későbbi edzéshez szükséges egészségügyi adatok, ügyfélfotók, videók és külön üzenetküldő szolgáltatások részletes feltételeit az adatbekérés előtt külön is pontosítani kell.

Az online coachingra megjelölt adatkezelési folyamatok az online szolgáltatásra vonatkoznak. A személyes edzés külön papíralapú megállapodással történik; annak és az ahhoz kapcsolódó adatkezelési tájékoztatásnak a részleteit külön kell kezelni.

A tájékoztatóhoz tartozó weboldal: mihalybence.com.

Életkor és elérhetőség: edzést 14 éves kortól vállalok. A 14–17 éves fiatal részvételének feltétele, hogy a megállapodást a fiatal és szülője vagy törvényes gyámja egyaránt aláírja. Online coachingra a világ bármely részéről fogadok jelentkezést; a 14–17 éves online ügyfeleknél is szükséges a szülő vagy törvényes gyám aláírása. Online coachingnál elfogadok kézzel aláírt megállapodásról készült, visszaküldött szkennelt másolatot vagy fényképet, valamint elektronikusan aláírt megállapodást is, az aláírók személyazonosságának és a szülői vagy gyámi jogosultságnak a megfelelő ellenőrzése mellett. Pontosítandó: az ellenőrzés módja, az ehhez szükséges adatok és az aláírt dokumentumok kezelésének részletei még egyeztetés alatt állnak. A részvételi megállapodás aláírása önmagában nem jelent általános hozzájárulást egészségügyi adatok kezeléséhez vagy képek közzétételéhez.

2. Az oldal megnyitása

A weboldal tárhelyét a GitHub Pages biztosítja. Az oldal megnyitásakor a tárhelyszolgáltató technikai adatokat, például IP-címet, böngésző- és eszközadatokat, a kért oldal címét és a kérés idejét kaphatja meg. Ezek a weboldal kiszolgálásához és biztonságához szükségesek. A biztonságos működéshez szükséges adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek: az oldal elérhetősége, a hibák kezelése és a visszaélések megelőzése.

A weboldal betűtípusai a weboldal saját tárhelyéről töltődnek be. A megjelenítésükhöz a látogató böngészője nem kapcsolódik a Google Fonts szervereihez.

A weboldal saját kódjában nincs Google Analytics, hirdetési képpont, hírlevél-feliratkozás vagy látogatói fiók. A nyelvválasztást nem tárolja sütiben vagy helyi tárolóban. Külső szolgáltatók saját adatkezelése ettől különbözik.

Makró- és BMI-kalkulátor: a testsúly, magasság, mértékegység, testalkat-beállítás és étrendi cél feldolgozása a böngészőben történik. A weboldal saját kódja az adatokat és eredményeket nem küldi el, nem írja URL-be, sütibe vagy tartós helyi tárolóba (localStorage), és nem továbbítja a foglalási rendszernek. Ha ugyanazon a lapon a nyelvválasztót használod, a két kalkulátor adatai átmenetileg a lap munkamenet-tárolójába (sessionStorage) kerülnek, kizárólag a másik nyelvű oldalon történő visszaállításhoz. A tárolt példányt beolvasáskor eltávolítjuk; egy percnél régebbi átadást nem állítunk vissza. A forrásoldal nyitva maradásakor egy perc elteltével is megkíséreljük az eltávolítást. A böngésző saját lap- és űrlap-visszaállítása ettől függetlenül működhet.

Olvasási pozíció nyelvváltáskor: ugyanazon a lapon végzett nyelvváltásnál az aktuális szakasz azonosítóját és görgetési helyzetét átmenetileg a lap munkamenet-tárolójába (sessionStorage) írjuk, hogy a fordítás után ugyanott folytathasd az olvasást. Ez a bejegyzés nem tartalmaz űrlapértékeket, és nem küldjük el. Beolvasáskor eltávolítjuk; egy percnél régebbi bejegyzést nem használunk. A forrásoldal nyitva maradásakor egy perc elteltével is megkíséreljük az eltávolítást.

Google Táblázatok edzésnapló: a segédletek oldalán elhelyezett sablonhivatkozás külső Google-oldalt nyit meg. A sablon nincs beágyazva: a weboldal a megjelenítéséhez nem tölt be Google-kódot. A hivatkozás megnyitásakor a Google saját adatkezelése érvényesül. Saját, szerkeszthető másolat készítéséhez Google-fiók szükséges; a másolat a látogató saját Google Drive-jába kerül. Ez a hivatkozás nem küldi el nekem a kitöltött edzésnaplót.

3. Kapcsolatfelvétel

Az űrlap a keresztnevedet, vezetéknevedet, emailcímedet és a választott szolgáltatást kéri. Telefonszámot, csomagválasztást és rövid üzenetet is megadhatsz; az opcionális mezők üresen hagyhatók. A név, emailcím és szolgáltatás nélkül az űrlapos időpontfoglalás nem folytatható, de közvetlenül is írhatsz.

A cél a kérdésed megválaszolása és az általad kért szolgáltatás előkészítése. Szolgáltatási érdeklődésnél és foglalásnál a jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja: a kérésedre történő szerződéskötést megelőző lépések, illetve a szerződés teljesítése. Egyéb általános megkeresésnél a jogalap a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja: jogos érdek a nekem címzett kérdések megválaszolásához.

Ügyintézés, nem hírlevél: emailt és chatet érdeklődések megválaszolására, időpont-egyeztetésre és ügyfélkommunikációra használok. Nem küldök reklámajánlatokat, promóciókat, kedvezményes kampányüzeneteket vagy hírleveleket. A kapcsolatfelvétel nem jelent feliratkozást marketingüzenetekre. A korábban ismertetett, egyedi tartalomközzétételi engedélykérés és annak emailes rögzítése ettől külön ügyintézés.

A gépelés önmagában nem küldi el az űrlap tartalmát nekem vagy a GitHub tárhelyére. Az oldal saját kódja nem menti ezt helyi tárolóba; a böngésződ saját automatikus kitöltése ettől függetlenül működhet.

Fizetős szolgáltatás esetén a számlához vagy nyugtához szükséges adatokat külön kérem be: például nevet, számlázási címet és – ahol szükséges – adószámot. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) c) pontja szerinti jogi kötelezettség, az alkalmazandó magyar adó- és bizonylatolási szabályok alapján. A kötelező számlázási adatok hiányában a fizetős szolgáltatás szabályszerű elszámolása nem lehetséges. A weboldalon nincs bankkártyás fizetés vagy automatikus számlakiállítás.

Számlázás és könyvelés: a számlákat a Számlázz.hu szolgáltatásával állítom ki, a weboldaltól külön. A könyvelőm meghatalmazással, a NAV Online Számla rendszerén keresztül fér hozzá a számlázási adataimhoz a könyvelési és adóügyintézési feladatokhoz; ehhez nem használja az eszközeimet. Ez a hozzáférés nem jelent hozzáférést az edzésfeljegyzésekhez, chatbeszélgetésekhez vagy egészségügyi dokumentumokhoz. A számlaadatok jogszabályban meghatározott köre a NAV részére is továbbítandó; ez nem jelenti az összes ügyféladat vagy minden számlamező továbbítását.

4. Cal.com és email

Időpont-egyeztetés: az ingyenes konzultációra, személyi edzésre és online coachingra a Cal.com naptárában választhatsz időpontot. Közvetlen emailben is kérhetsz időpontot.

Az online naptár használatakor: a Kapcsolat oldalon a naptár automatikusan betöltődik az alapértelmezett ingyenes konzultációhoz vagy a hivatkozásban választott időpontos szolgáltatáshoz. A szolgáltatás/csomag módosítása automatikusan frissíti a naptárat. A weboldal csak a választott szolgáltatást/csomagot adja át a Cal.com részére. Először napot és időpontot választasz; a nevedet és elérhetőségeidet ezután közvetlenül a Cal.com foglalási felületén adod meg. A weboldal emailes űrlapján megadott adatokat nem másoljuk át a naptárba. Technikai eszközadatokat is kezelhet; foglaláskor időpont-, időzóna- és állapotadatok is keletkeznek. A Cal.com tájékoztatója megkülönbözteti a termék működéséhez, beállításaihoz és biztonságához használt sütiket a marketingoldal követési megoldásaitól. A tényleges foglalási környezet ellenőrzése még szükséges; az időpontkérés nem általános hozzájárulás reklámcélú követéshez. A Kapcsolat oldal megnyitása időpontos szolgáltatásnál külső Cal.com-kódot és beágyazott naptárat tölt be, és már ekkor kapcsolatot hoz létre a szolgáltatóval. A Training Program és az Egyéb kérdés közvetlen hivatkozásai első megnyitáskor nem töltenek be naptárat; más oldalakon sincs automatikusan betöltődő naptár.

Emailes érdeklődés: a naptár nélkül intézett időpontkéréseknél, a Training Program és más kérdés választásakor először helyben készül el az üzenettervezet. A „Megnyitás Gmailben” használatakor a címzett, tárgy és üzenettartalom átkerül a Google részére; az emailt nekem csak a saját leveleződben véglegesített küldés után továbbítod. A másolás gomb a vágólapra teszi az adatokat, hogy más levelezőt is használhass.

A naptárhivatkozás a választott szolgáltatást/csomagot tartalmazhatja; a weboldal nevet, emailcímet vagy telefonszámot nem tesz bele. A Gmail-hivatkozások az automatikus kitöltéshez URL-paraméterekben is tartalmazhatnak személyes adatokat. Ezeket ne oszd meg másokkal; külső lapon megnyitva a böngésző előzményeiben is megmaradhatnak. Naptár helyett közvetlen emailben is kérhetsz időpontot.

Naptárkapcsolatok: a Cal.com-fiókhoz Google Naptár és Google Meet kapcsolódik; az online coachinghívásokhoz Google Meetet használok. A Cal.com-foglalások automatikusan megjelennek a mihaly.bence.fitness@gmail.com címhez tartozó Google Naptárban, így a foglalási adatok a Google részére is átkerülnek. Más alkalmazás vagy automatizálás jelenleg nincs a Cal.com-fiókhoz kapcsolva. A Google Naptáram privát, másokkal nem osztom meg. A nyilvános foglalási felületen a foglalható időpontokat látod, más ügyfelek óráinak időpontját, adatait vagy az elfoglaltság okát nem. Az átadott adatok pontos köre, a kapcsolat jogosultságai és a törlési működés még ellenőrzésre várnak.

14–17 éves résztvevők: a Cal.com feltételei a szolgáltatás használatát nagykorúaknak engedik. Fiatal résztvevő időpontját ezért a szülő vagy törvényes képviselő közvetlenül emailben egyeztesse velem; a gyermek adatait ne írja a Cal.com naptárába. Ez nem változtatja meg az edzés korhatárát vagy a közös aláírás követelményét.

5. Bizalmas információk

Kérlek, az első kapcsolatfelvételhez ne küldj orvosi leletet, részletes egészségügyi adatot, munkahelyi adatot vagy más személyre vonatkozó bizalmas információt. A weboldalon nincs fénykép- vagy videófeltöltés. Az első egyeztetéshez elegendő megírnod, melyik szolgáltatás érdekel; a céljaidat akkor oszd meg, ha szeretnéd.

Az edzés előkészítéséhez kért adatok: az életkort és a testsúlyt, valamint a biztonságos edzés szempontjából releváns, általad ismert sérüléseket, betegségeket és gyógyszerszedést kötelezően kérem tisztázni. Ha nincs ilyen ismert körülmény, ezt jelezheted. Ezek edzői részvételi követelmények, nem általános jogszabályi adatközlési kötelezettségek. A testsúlyon felüli testméretek és a személyes edzéscélok megadása opcionális. A cél az életkornak és terhelhetőségnek megfelelő edzéstervezés; a további testméretek és célok önkéntes megadása a személyre szabást és a fejlődés követését segíti. Nem kérek teljes kórtörténetet vagy az edzéshez nem szükséges egészségügyi részleteket.

Online coaching: egészségügyi nyilatkozat és bemutatott iratok. Az edzéshez szükséges, ismert egészségi körülményeket és gyógyszerszedést aláírt ügyfélnyilatkozat vagy az általad bemutatott hivatalos orvosi dokumentum alapján tisztázom. A nyilatkozat a közölt adatok valóságtartalmáról szól. Orvosi iratként kizárólag az általad bemutatott dokumentumokat tekintem át, és azokból csak az edzéshez szükséges feljegyzéseket készítem el. Az orvosi dokumentumokat nem őrzöm meg, nem készítek belőlük saját dokumentumarchívumot. Az online egyeztetéshez a Google Meet hívás közbeni chatjét részesítem előnyben; a dokumentumokat mellékletként vagy hivatkozással mutatod be. Az egészségügyi információ megosztása és az iratok áttekintése előtt aláírod az online megállapodást, amely tartalmazza az egészségügyi adatok kezelésére vonatkozó engedélyt. A feljegyzéseket az együttműködés végéig, illetve csak a szükséges ideig kezelem a Megőrzés rész szerint. Ez nem ad általános hozzáférést más egészségügyi irataidhoz vagy egészségügyi nyilvántartásokhoz.

Az edzés biztonságához ténylegesen szükséges információ hiányában az érintett edzés megkezdését vagy folytatását el kell halasztani a helyzet tisztázásáig. Ez nem jelent automatikus felelősségkizárást vagy a fogyasztói jogokról való lemondást. Pontosítandó: az egyes adatok szükségességét, a megfelelő jogalapot és különlegesadat-kezelési feltételt, valamint a hozzájárulás visszavonásának gyakorlati kezelését az egészségügyi adatbekérés előtt véglegesíteni kell.

Az egészségi állapotot feltáró adatok különleges személyes adatok. Edzéscélú kezelésükhöz megfelelő általános jogalap és a GDPR 9. cikke szerinti feltétel is szükséges; ahol kifejezett hozzájárulásra támaszkodom, annak meghatározott célra kell szólnia, önkéntesnek és megfelelő tájékoztatáson alapulónak kell lennie, és visszavonhatónak kell maradnia. A hozzájárulási nyilatkozat szerepelhet a szerződéssel azonos iratban, de a többi rendelkezéstől egyértelműen elkülönítve kell megjelennie. Az adatok valóságtartalmáról szóló nyilatkozat, a tájékoztató elolvasása vagy az ÁSZF általános elfogadása önmagában nem ilyen hozzájárulás. Véglegesítés előtt: az online megállapodás egészségügyi hozzájárulási szövegének és a megőrzött hozzájárulási bizonyítéknak a megfelelőségét még ellenőrizni kell. A személyes edzés papíralapú megállapodása külön dokumentum; annak rendelkezéseit ez a tájékoztató nem másolja át az online szerződésbe.

Az üzeneteket és ügyféladatokat bizalmasan kezelem. Ügyfélfotó, videó, vélemény, történet vagy üzenetrészlet közzététele előtt külön, konkrét engedélyt kérek, és csak a jóváhagyott tartalmat, a jóváhagyott felhasználásra teszem közzé. Engedély nélkül nem publikálok ügyféltartalmat. A tervezett felületek a saját weboldalam, az Instagram, a Facebook és a TikTok; minden engedélykérésben külön megjelölöm, hogy az adott tartalmat pontosan hol szeretném használni. A jóváhagyást emailben kérem és őrzöm meg, a hozzá tartozó engedélykéréssel együtt, hogy a jóváhagyott felhasználás később igazolható legyen. Chatüzenet önmagában nem helyettesíti ezt az emailes jóváhagyást.

A jóváhagyott tartalom az emailben engedélyezett célra és felületeken, előre rögzített lejárat nélkül, a hozzájárulás visszavonásáig maradhat közzétéve. A hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod a mihaly.bence.fitness@gmail.com címen. Ekkor megszüntetem az érintett tartalom további felhasználását, és indokolatlan késedelem nélkül eltávolítom az általam kezelt felületekről. Mások által készített másolatok vagy megosztások teljes eltűnését nem tudom garantálni. A felhasználás céljának vagy körének változásához új engedélyt kérek; a közzététel további szükségességét és az engedély alkalmazhatóságát időről időre felül kell vizsgálni.

A közzétett ügyfélfotókon és videókon az arcot minden esetben kitakarom, akkor is, ha az ügyfél engedné annak megmutatását. A coachinghoz vagy egészségügyi adatok áttekintéséhez adott engedély nem közzétételi engedély. A közzétételhez adott hozzájárulás önkéntes és visszavonható; megtagadása nem jár hátránnyal a szolgáltatásban. Az arc kitakarása önmagában nem garantálja, hogy más részletek alapján senki sem ismerhet fel. Kötelező jogszerű hatósági vagy bírósági megkeresésnek, illetve szükséges és jogszerű igényérvényesítésnek eleget kell tenni; ezért a titoktartás nem kizárólag házkutatási engedélyhez kötött kivételt jelent.

Kitől származhatnak az információk?

Információt közvetlenül tőled, orvostól, illetve más személytől is kaphatok, például szülőtől vagy gyámtól, a terem munkatársától vagy más edzőtől. Az edzés tervezésénél a tőled és az orvostól származó, releváns információkat veszem figyelembe; más személy közlésére csak a te megerősítésed után támaszkodom. Orvosi dokumentumok áttekintésére a fenti, általad bemutatott iratokra korlátozott szabály vonatkozik.

Ez a források megbízhatóságára vonatkozó szabály, nem általános felhatalmazás egészségügyi adatok bekérésére, továbbítására vagy kezelésére. Az orvosi forrás sem helyettesíti a megfelelő jogalapot és a különleges adatok kezeléséhez szükséges feltételt; az adat pontosságának megerősítése önmagában nem adatkezelési hozzájárulás. Csak az edzéshez szükséges adat kezelhető. A kéretlenül érkező információra is vonatkoznak az adatvédelmi szabályok.

Ha nem közvetlenül tőled kapok adatot, a GDPR 14. cikke szerint tájékoztatást kell adnom a kapott adatok kategóriáiról, forrásáról, céljáról és kezelésük feltételeiről: észszerű határidőn belül, legkésőbb egy hónapon belül, illetve – ha korábban történik – az első kapcsolatfelvételkor vagy az első továbbításkor, kivéve az alkalmazható jogszabályi kivételeket. Pontosítandó: a forrás és az orvosi minőség ellenőrzésének, a tájékoztatásnak, az ügyfél megerősítésének és a kéretlen adatok kezelésének gyakorlati menetét még véglegesíteni kell.

6. Videóhívások és chat

A videóhívásokhoz Google Meet szolgáltatást használok. Az egyeztetett kapcsolattartási csatorna lehet Messenger, WhatsApp, Telegram, Viber vagy Signal. Nem kell mindegyikben fiókot nyitnod; előre egyeztetjük, melyik csatornán beszélünk. Ezek nincsenek beágyazva a weboldalba, ezért a weboldal meglátogatása önmagában nem indít chat- vagy videóhívást.

A Google Meet hívás közbeni chatüzenetei a hívás végén eltűnnek, ha a folyamatos chat nincs bekapcsolva vagy nem érhető el. Folyamatos chat esetén az üzenetek később is elérhetők lehetnek. Ez nem garantálja a hivatkozott dokumentumok vagy minden szolgáltatói másolat törlését. A saját feljegyzéseimre külön megőrzési határidő vonatkozik.

A szolgáltatás során láthatom a profilod azonosító adatait, üzeneteidet, az általad küldött képeket és videókat; a Meet-hívásban a hangodat és kameraképedet. A cél a személyes egyeztetés, az edzés támogatása és a kért technikai visszajelzés. A szükséges normál ügyfélkommunikáció jogalapja a szerződés előkészítése vagy teljesítése, GDPR 6. cikk (1) b). Egészségügyi tartalomra ezen felül a különleges adatoknál leírt feltételek vonatkoznak. Az ügyfélhívásokat nem rögzítem, és nem készítek róluk átiratot. Nem használok mesterségesintelligencia-eszközöket vagy értekezleti asszisztenseket ügyfélüzenetek, fotók, egészségügyi információk vagy edzésfeljegyzések feldolgozására.

A megküldött fotókat és edzésvideókat alapesetben a beszélgetésben nézem meg; nem töltöm le őket szándékosan a telefon fényképalbumába, és nem készítek róluk külön saját archívumot. Ha külön másolat megőrzésére lenne szükség, előzetesen külön kérem a hozzájárulásodat. A fotókra és videókra csak a visszajelzés befejezéséig van szükségem. A külön másolat készítésére adott engedély nem hosszabbítja meg ezt a határidőt, és nem jogosít közzétételre. A törlési szabályt a Megőrzés rész ismerteti. Az üzenetküldő alkalmazásokban a kapott képek és videók automatikus mentése a készülék fényképalbumába ki van kapcsolva. Ez nem azt jelenti, hogy kizárólag a szolgáltató szerverén vannak: az alkalmazás az eszközön, kapcsolt eszközön, gyorsítótárban vagy beállítástól függő mentésben is tárolhat adatokat. Például a Signal az üzenetelőzményeket a felhasználók eszközein tárolja.

Ha az alkalmazás minden résztvevőre érvényes törlési funkciója a saját beszélgetéspéldányomból is eltávolítja a médiát, onnan már nem tudom megnyitni. A csak nálad történő törlés ezt nem feltétlenül éri el. A mentések és technikai maradványok teljes törlését nem tudom minden szolgáltató és eszköz helyett garantálni. Törlési kéréssel közvetlenül is fordulhatsz hozzám; a megőrzés indokoltságáért a saját adatkezelésemben én is felelek, nem csak a küldő.

Ügyféldokumentumok a Google Drive-ban

A tervezett ügyfélnyilvántartást az üzleti kapcsolattartásra használt emailfiókomhoz tartozó Google Drive-ban fogom vezetni, Excel-táblázatok és Word-dokumentumok formájában. Az ügyfélnek biztosított hozzáférés kizárólag a rá vonatkozó dokumentumokra és adatokra terjed ki: azokat megtekintheti, de nem szerkesztheti. Más ügyfél adataihoz nem kap hozzáférést. Az ügyféladatokat személyesen kezelem; az edzéshez használt saját kommunikációs fiókjaimhoz és eszközeimhez más személynek nem adok hozzáférést. A könyvelő számlázási adatokhoz való, külön meghatalmazáson alapuló hozzáférését alább ismertetem. Az eszközeimet nem használom közösen másokkal. Ez nem érinti az ügyfél saját dokumentumaihoz biztosított hozzáférést, illetve az alább ismertetett szolgáltatói adatkezelést és jogszerű adattovábbításokat. Az aláírt online megállapodások digitális példányai szintén elérhetők lesznek számukra a Google Drive-ban. A személyes edzés papíralapú iratainak és esetleges digitális példányainak kezelését ettől külön kell tisztázni. A cél az edzéstervek és ügyfélfeljegyzések rendszerezése, valamint a saját dokumentumok elérhetővé tétele. Az egészségügyi tartalmakra itt is a különleges adatoknál leírt feltételek vonatkoznak. Ez tervezett dokumentumtárolás; nem a weboldalba épített ügyfélfiók.

Pontosítandó: az esetleges törvényes képviselői kérelmek kezelése, valamint a törlés és a hozzáférések megszüntetésének gyakorlati menete még egyeztetés alatt áll. Az ügyfélfeljegyzések elfogadott megőrzési határidejét a Megőrzés rész tartalmazza; a szerződéses iratok határidejét külön kell tisztázni. A papíron aláírt szerződések eredeti példányainak fizikai tárolását külön tisztázni kell. A dokumentumokra vonatkozó terv nem szünteti meg az emailek, időpontfoglalások és chatalkalmazások külön adatkezelését.

7. Megőrzés

A saját adatkezelésemben a törlést kézzel végzem el az alábbi megőrzési határidők szerint, külön ügyfélkérés nélkül is. A törlési kérelmeket emellett külön kezelem. Véglegesítés előtt: az alkalmazásonkénti törlési lépéseket még pontosítani kell.

• El nem küldött űrlap: a weboldal saját kódja csak az aktuális oldal működéséhez tartja meg; frissítéskor vagy bezáráskor nem menti el. A böngésző, a vágólap vagy egy megnyitott külső tervezet külön megőrzést alkalmazhat.
• Érdeklődés, amelyből nem lesz szolgáltatás: az elfogadott megőrzési szabály szerint az üzeneteket és kapcsolati adatokat az utolsó érdemi egyeztetéstől számított legfeljebb három hónapig őrzöm meg az érdeklődéshez kapcsolódó további egyeztetés céljából; ha már nincs rájuk szükség, korábban törlöm őket. Ez saját megőrzési határidő, nem jogszabályban előírt időtartam. Konkrét jogi kötelezettség vagy jogi igény esetén csak az ahhoz szükséges adatokat őrzöm meg a szükséges ideig. A határidőt emlékeztetőkkel követem, az érintett érdeklődéseket kézzel törlöm.
• Foglalás és szerződéshez szükséges levelezés: az egyeztetés és szolgáltatás teljesítéséig, majd kizárólag a jogszabályi kötelezettség vagy azonosítható jogi igény kezeléséhez szükséges adatkör és időtartam erejéig.
• Számla, nyugta és kapcsolódó adóügyi irat: az adott iratra vonatkozó kötelező adójogi megőrzési idő végéig, az esetleges meghosszabbodásokat figyelembe véve. Ez nem indokolja az összes chat vagy egészségügyi adat azonos idejű tárolását.
• Visszajelzéshez küldött fotók és videók: csak a visszajelzés befejezéséig van rájuk szükségem; későbbi fejlődés-összehasonlításhoz nem őrzöm meg őket. Az elfogadott szabály szerint ezt követően indokolatlan késedelem nélkül törölni kell a saját beszélgetéspéldányomban lévő médiát és az esetleg külön engedéllyel készített másolatokat is, akkor is, ha a küldő nem törli őket. Ez nem a teljes beszélgetés törlését jelenti. Véglegesítés előtt: az alkalmazásonkénti kézi törlési lépéseket még pontosítani kell. A weboldal nem gyűjt ilyen feltöltéseket.
• Szöveges ügyfélüzenetek és visszajelzések: az együttműködés lezárása után nincs rájuk szükségem. Az elfogadott szabály szerint ekkor indokolatlan késedelem nélkül törölni kell a saját beszélgetéspéldányaimat; a szolgáltatáshoz már korábban szükségtelenné vált adatokat korábban kell törölni. Konkrét jogi kötelezettség vagy azonosítható jogi igény esetén csak az ahhoz szükséges adatokat lehet külön, a szükséges ideig megőrizni. Ez nem indokolja a teljes beszélgetés általános archiválását.
• Külön engedélyezett közzétételre szánt ügyféltartalom: a weboldalon vagy közösségi médiában kizárólag az emailben megjelölt és jóváhagyott felhasználás történhet. A közzétételnek nincs előre rögzített lejárata: az engedélyezett felhasználás a visszavonásig folytatható, a szükségesség és az engedély alkalmazhatóságának felülvizsgálata mellett. Az engedélykérést és az emailes jóváhagyást az engedélyezett felhasználás alatt az engedély igazolására őrzöm meg, az általános coachingbeszélgetésektől eltérő céllal. Nyilvántartásban összekapcsolom a jóváhagyó emailt az érintett közzétett tartalmakkal, hogy visszavonás esetén megtaláljam őket. Visszavonás esetén a jelenlegi gyakorlatom szerint törlöm az érintett közzétett tartalmakat az általam kezelt felületekről, az azokhoz kapcsolódó, általam kezelt fotókat és videókat, valamint a közzétételi engedélyhez kapcsolódó emaileket. A visszavonásról és az eltávolítás időpontjáról nem vezetek külön nyilvántartást. Ez nem jelenti az edzéshez kapcsolódó nyilvántartások vagy a számlák törlését: ezekre az itt külön leírt megőrzési szabályok vonatkoznak. Véglegesítés előtt: az engedélyezési bizonyítékok visszavonás utáni törlésének gyakorlatát még jogilag felül kell vizsgálni. A bizonyíték megőrzése sem lehet szükségtelenül korlátlan. Ez nem jogosít fel a visszajelzéshez kapott összes fotó és videó további megőrzésére.
• Online bemutatott orvosi dokumentumok: csak az áttekintéshez használom őket, nem őrzök meg róluk saját másolatot. Csak a szükséges edzési feljegyzések maradnak meg az alábbi határidőig. A Meet chat elérhetőségének megszűnése nem törli automatikusan ezeket a feljegyzéseket vagy a máshol tárolt, belinkelt dokumentumokat.
• Edzéstervek, mérések és egészségügyi feljegyzések: csak az aktív együttműködéshez szükséges ideig, legfeljebb annak lezárásáig van rájuk szükségem. Ezt követően indokolatlan késedelem nélkül törölni kell őket a saját nyilvántartásaimból, a Google Drive-ban tárolt Excel- és Word-dokumentumokból és az általam kezelt másolatokból is, és meg kell szüntetni az érintett megosztásokat. Csak konkrét jogi kötelezettség vagy azonosítható jogi igény indokolhatja a szükséges adatok külön megőrzését. Véglegesítés előtt: a kézi törlés gyakorlati lépéseit még pontosítani kell.
• Aláírt megállapodások és jogilag szükséges szerződéses iratok: a fenti ügyfélfeljegyzésektől elkülönítve kezelendők. A papíralapú és digitális példányok megőrzési idejét és a hozzáférések megszüntetésének menetét még külön tisztázni kell; a teljes edzési vagy egészségügyi nyilvántartás nem őrizhető meg automatikusan velük együtt.

A szolgáltatók saját technikai naplóira és biztonsági mentéseire külön megőrzési szabályok vonatkozhatnak. A szükségtelen adatokat törölni vagy visszafordíthatatlanul anonimizálni kell; jogvita esetén csak a releváns adatokat indokolt megőrizni.

8. Külső szolgáltatók

• GitHub, Inc. / GitHub B.V.: weboldal-tárhely és technikai működés. GitHub adatvédelem.
• Cal.com: az időpontfoglalási adatoknál a szolgáltató tájékoztatója szerint én vagyok az adatkezelő, a Cal.com pedig az utasításaim szerint eljáró adatfeldolgozó. A tényleges fiókra alkalmazandó adatfeldolgozási megállapodást és adattovábbítási garanciákat még ellenőrizni kell. Cal.com adatvédelem.
• Google Ireland Limited / Google LLC: a Gmailben megnyitott és elküldött levelek, Google Meet, Google Naptár, valamint a tervezett Google Drive-dokumentumtárolás és ügyfélhozzáférés. A szerepek és feltételek az igénybe vett szolgáltatástól és fióktípustól függnek. Google adatvédelem.
• KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu): számlázási szolgáltató; a számla kiállításához és kezeléséhez megadott számlázási adatokat kezeli a szolgáltatás feltételei szerint. A weboldal nem továbbít automatikusan űrlapadatot a Számlázz.hu részére. Számlázz.hu adatvédelmi tájékoztató.

Könyvelő és adóhatóság

A könyvelőm ténylegesen hozzáfér a számlázási adatokhoz meghatalmazás alapján, a NAV Online Számla rendszerében elérhető adatkörben. A NAV a jogszabály szerinti adatszolgáltatás címzettje. Pontosítandó: a könyvelő szolgáltatói adatai, a jogosultságok pontos köre és a hozzáférhető adatok, valamint a könyvelési adatkezelés szerződéses feltételei még egyeztetés alatt állnak. A számlázási iratok pontos megőrzési idejét az alkalmazandó adójogi szabályok és a tényleges iratok alapján kell véglegesíteni.

Jelenlegi fiókhasználat: az üzleti kapcsolattartásra használt mihaly.bence.fitness@gmail.com cím jelenleg normál Google-fiókhoz tartozik, nem Google Workspace-előfizetéshez. Jelenleg a Cal.com Free csomagját használom, a mihaly.bence.fitness@gmail.com címmel regisztrálva. A foglalások automatikusan megjelennek az ehhez a címhez tartozó Google Naptárban. A Google Naptár mellett Google Meet kapcsolódik a Cal.com-fiókhoz; más alkalmazás vagy automatizálás jelenleg nincs hozzákapcsolva. A korábbi Calendly-fiókban és az ahhoz kapcsolt Google Naptárban kezelt foglalásokat a weboldal módosítása önmagában nem törli vagy költözteti át. Pontosítandó: a naptárkapcsolat részletes jogosultságainak, a törlés gyakorlati működésének és az adott fiókokra vonatkozó adatkezelési feltételeknek az ellenőrzése még szükséges.

A térképgomb a terem meglévő Google Maps oldalára vezető külső hivatkozás, nem beágyazott térkép. A térképszolgáltatás megnyitásakor a Google saját feltételei vonatkoznak a további adatkezelésre. A terem önálló adatkezelése nem része ennek a tájékoztatónak.

Személyes adatot a feladat teljesítéséhez szükséges körben, megfelelő jogalappal kaphat még jogszabály alapján eljáró hatóság, bíróság, illetve szükség esetén jogi szakember. A könyvelő tényleges hozzáférését külön ismertetem fent. A további tényleges ügyfélkezelő alkalmazásokat az adatbekérés előtt meg kell nevezni; a weboldalból nem következik, hogy minden külső szolgáltatóval már ellenőrzött adatfeldolgozói megállapodás áll fenn.

Ügyfélkommunikációs szolgáltatások

Az egyeztetett csatorna szolgáltatója a továbbításhoz és működéshez szükséges adatokat is kezelheti. A tartalomhoz való hozzáférés, titkosítás, helyi tárolás és megőrzés alkalmazásonként és beszélgetéstípusonként eltér. Nem állítom, hogy minden platform minden üzenete azonos módon végpontok között titkosított.

• Google Meet
• Messenger / Meta
• WhatsApp
• Telegram
• Viber
• Signal

9. EU-n kívüli adatkezelés

A GitHub, Google, Cal.com és a választott chatalkalmazások szolgáltatásai révén adatok az Európai Gazdasági Térségen kívülre, így az Egyesült Államokba is kerülhetnek. Nem állítom, hogy minden adat kizárólag Magyarországon vagy az EU-ban marad.

Ilyen továbbításhoz a GDPR V. fejezete szerinti megfelelő feltétel szükséges: alkalmazható megfelelőségi határozat – az EU–USA adatvédelmi keretnél a tényleges címzett megfelelő tanúsításával –, vagy például általános szerződési feltételek és az adott továbbításhoz szükséges kiegészítő garanciák. Az adott fiókra és szolgáltatásra vonatkozó feltételeket ellenőrizni kell; egy szolgáltató adatvédelmi oldalának belinkelése nem helyettesíti ezt.

Az alkalmazott garanciákról és másolatuk elérhetőségéről a fenti emailcímen kérhetsz tájékoztatást. Google adattovábbítási keretek.

10. A jogaid

A jogszabályi feltételek szerint kérhetsz hozzáférést és másolatot, helyesbítést, törlést vagy az adatkezelés korlátozását. Automatizált, hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló adatkezelésnél adathordozhatóságot is kérhetsz.

Jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen a saját helyzeteddel kapcsolatos okból tiltakozhatsz. Hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod; ez a korábbi jogszerű kezelést nem érinti. A törlés és visszavonás nem szünteti meg a kötelező iratmegőrzést vagy az indokolt jogi igényhez szükséges adatkezelést.

Törlést bármikor kérhetsz a rólad általam kezelt személyes adatokra, így üzenetekre, fotókra, videókra, feljegyzésekre és dokumentumokban szereplő adatokra is, az alábbi email-címen. A kérelmet a fiókjaimban és eszközeimen kezelt adatokra is kiterjedően vizsgálom meg.

Ha valamely adat törlését jogszerű okból nem teljesíthetem, megírom az érintett adatkört, az okot és a megőrzés időtartamát vagy szempontjait, valamint a panasz és bírósági jogorvoslat lehetőségét. Ahol szükséges, értesítem a címzetteket is. Ez nem jelent minden szolgáltatói másolat azonnali törlésére vonatkozó ígéretet.

Írj a mihaly.bence.fitness@gmail.com címre. Csak az azonosításhoz szükséges további adatot kérem, ha kétség merül fel. A kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, rendszerint egy hónapon belül kell megválaszolni; összetett vagy több kérelem esetén ez legfeljebb két további hónappal hosszabbítható, amiről az első hónapon belül indokolt értesítést kapsz. A szolgáltatásra vállalt 24 órás válaszadási ígéret ettől külön vállalás.

A weboldal nem végez rád nézve joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járó, kizárólag automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást.

11. Panasz és jogorvoslat

Ha úgy gondolod, hogy az adatkezelés sérti a jogaidat, közvetlenül panaszt tehetsz a felügyeleti hatóságnál, és bírósághoz fordulhatsz. Nem kell előbb nálam panaszt tenned.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu
NAIH ügyfélszolgálat és kapcsolat

Az EU-ban a szokásos tartózkodási helyed, munkahelyed vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti felügyeleti hatósághoz is fordulhatsz. Jogforrás: GDPR, különösen a 12–22., 77. és 79. cikk.